Taakstatus bepalen bij check-in

Nadat de klant getekend heeft, helpt Syntec met het bepalen van de status van de regels. De volgende logica wordt hierbij gehanteerd:

Prijsafspraak na check-in en check-out handtekening

Wanneer de klant tekent voor de check-in of de check-out, slaat Syntec automatisch een prijsopgave op, zodat altijd duidelijk is waar de klant voor heeft getekend. Dit is zichtbaar als prijsafspraak op de werkorder en bij registraties.

OEM recalls kunnen weer op de werkorder geboekt worden

Het is mogelijk om via Syntec recalls op te boeken op een werkorder. Nu bleek dat bij OEM recalls deze functionaliteit niet naar behoren werkte. Met de nieuwe update worden ook OEM recalls weer op de werkorder geladen wanneer er gekozen wordt voor ‘Ja’ bij de recallvermelding.

Wanneer Syntec meerdere mogelijkheden krijgt zal de medewerker gevraagd worden om de juiste regel te selecteren. 

Instelling om opmerkingenveld dicht te zetten tijdens online check-in

Wilt u het opmerkingenveld dichtzetten?

Stuur een bericht aan Syntec met daarin hoeveel dagen van tevoren u het veld dicht wilt hebben staan. 

• Geen waarde: Opmerkingenveld blijft altijd open.
• 0: Opmerkingenveld is dicht op de geplande datum.
• 1,2,3, etc.: Aantal werkdagen dat het opmerkingenveld dicht is voor de geplande datum.

Werkdagen instellen

Allereerst is onder ‘Automotive > Werkplaatsen > Tabblad Algemeen’ het veld ‘Werkdagen’ toegevoegd. In dit veld kunnen de werkdagen van de betreffende werkplaats worden ingevuld.

Naast de werkdagen kunnen nu ook de feestdagen (dealer breed) in Core worden ingevoerd. Dit overzicht is te vinden onder ‘Systeem > Beheer > Feestdagen’. 

Verzenddag online check-in (reminder) zelf bepalen

Het is nu mogelijk om zelf te bepalen wanneer de online check-in mail en de check-in reminder verstuurd gaan worden. Dit is in te stellen bij de werkplaatsinstellingen in het tabblad ‘notificaties'.

Er wordt rekening gehouden met werkdagen. Er worden dus geen mails in het weekend of op feestdagen verzonden. Zie hierboven voor het checken van werkdagen en feestdagen.

Pre-werkorder functie verbeterd

Er zijn een paar kleine wijzigingen doorgevoerd in het scherm wanneer de ingevulde gegevens niet direct overeenkomen met de bekende klantgegevens. 

De waardes in het veld kunnen worden gekopieerd door erop te klikken

Daarnaast is er een extra knop toegevoegd, waarmee de gegevens die de klant doorgegeven heeft overgenomen worden als voorkeuren op de werkorder 

U kunt ook op basis van de gevulde gegevens zoeken in CRM

Of deze gebruiken voor het maken van een tijdelijke partner

Gemakkelijker gegevens vanuit PlanIT doorvoeren op klantenkaart

Wanneer de klant een online check-in heeft gedaan, is het mogelijk om tijdens de check-in de gewijzigde gegevens makkelijk over te nemen in Autoline CRM door middel van de ‘overnemen’ knop. 

Let op! Dit geldt alleen wanneer het systeem ingesteld staat dat klant wijzigingen niet direct doorgevoerd worden in Autoline CRM. 

Wijzigingen contactvoorkeuren werkorder

Bij het selecteren van de contactvoorkeuren is ook meteen de waarde zichtbaar, waar eerst alleen ‘Mobiel 1’ stond. 

Het is nu ook mogelijk om een tijdelijk nummer of mailadres op te slaan voor een werkorder. Zo is het mogelijk om flexibeler te zijn, zonder de kwaliteit van de Autoline CRM gegevens in gevaar te brengen.

De contactvoorkeuren en contactgegevens CRM staan in het check-in formulier nu in een andere volgorde. De reden hiervoor is dat de contactvoorkeuren voor die werkorder als het belangrijkst gezien worden. 

Daarnaast zijn de contactvoorkeuren zichtbaar in de SA startpagina. Zo kunt u gemakkelijk zien hoe de klant op de hoogte gehouden wilt worden.

Optie om check-out mail niet te verzenden

Er is een optie toegevoegd waarmee het mogelijk is om de check-out mail niet te versturen naar een klant. Er is een vinkje in het check-out formulier toegevoegd, wanneer die uitgezet wordt, zal de mail niet naar de klant verstuurd worden. Dit vinkje is alleen zichtbaar wanneer de check-out mail anders wel verzonden zou worden. 

Slimmer omgaan met handtekeningen voor vervolgafspraken. 

Syntec houdt meer rekening met handtekeningen wanneer een werkorder een vervolgafspraak krijgt. De volgende logica wordt hierbij gehanteerd: 

1. Geen check-in bekend → Klant moet tekenen voor werkzaamheden
2. Wél check-in bekend, géén check-out bekend → Klant heeft handtekening voor check-in al gezet, dus check-in handtekening is al bekend; tekenen voor check-in niet meer nodig
3. Wél check-in bekend, wél check-out bekend → Op basis van de vergelijking in datums wordt bepaald of de check-in voor of na de check-out ligt:
   1. Check-in datum vóór check-out datum, dit betekent dat de werkorder op dit moment is uitgecheckt, dus de klant is opnieuw verplicht te tekenen uitgaande van een toekomstige check-in.
   2. Check-in datum ná check-out datum, dit betekent dat de werkorder op dit moment al getekend is voor check-in, handtekening is dus niet nodig.

Geen melding wanneer sleutels in niet gelukt is

Wanneer de check-in in autoline niet lukt, krijgt Syntec toch bericht terug dat het goed gegaan is.Hierdoor werd de achterliggende foutmelding niet goed zichtbaar.

Om hier als Syntec toch op in te spelen hebben we nu de mogelijkheid om een actie vereist op de werkorder te zetten wanneer het niet gelukt is om de sleutels binnen te melden in Autoline.

Standaard staat deze instelling aan. Wilt u hiervoor geen acties ontvangen hiervoor? Stuur een bericht naar support@syntec-it.nl, dan zetten we dit voor u uit.