Verkoop Nieuw | Garantie

Proces

Het proces voor de module Garantie is als volgt:
 

• Bijhouden in Syntec bij welke auto's extra garantie is aangevraagd.
• Auto's controleren in de VWPFS controle lijst.
• Auto's goedkeuren voor verzending naar VWPFS.
• Automatisch versturen naar VWPFS.
• Automatisch inlezen van terugmeld bestanden van VWPFS.
• Controle op fouten in "afgekeurd" lijst.
• Bij fout, auto aanpassen en opnieuw versturen.

1) Bijhouden in Syntec bij welke auto's extra garantie is aangevraagd

In Syntec kun je in het tabblad "invul verkoper" het volgende blok vinden:

De verkoper / verkoopadministratie dient de volgende 3 velden in te vullen.
 

• 1. Extra garantie vinkje (indien deze aan staat betekend dit dat er extra garantie voor deze auto moet worden aangevraagd)
• 2. Garantie (kies het garantie product)
• 3. Garantie km-stand (kies de bijhorende km-stand voor dit product

2) Auto's controleren in de VWPFS controle lijst

Zodra de velden bij punt (1) correct zijn gevuld, wordt de auto zichtbaar in het overzicht "Verzend controle" te vinden in het menu onder "Verkoop/Nieuw/Garantie/Verzend controle".
In het overzicht wordt automatisch op een aantal waarden gecontroleerd nl:

• 1. De uiterste aanvraag datum
• 2. Vermogen
• 3. Chassisnummer
• 4. Kenteken
• 5. Datum deel 1B

Wanneer 1 van de bovenstaande gegevens niet correct zijn dan wordt de regel rood en kun je deze door erop te klikken aanpassen.

3) Auto's goedkeuren voor verzending naar VWPFS

Indien een regel correct is dan kunnen we deze vrijgeven voor verzending naar VWPFS. Klik de regel(2) aan welke correct zijn en ga via actie naar "Gecontroleerd".

De auto's verdwijnen nu uit het overzicht.

4) Automatisch versturen naar VWPFS

Elke dag om 18.00 worden alle goedgekeurde auto's verstuurd naar VWPFS. Dit proces gaat automatisch en u kunt het controleren in het overzicht "Garantie aanvragen verzonden" welke u kunt vinden via "Verkoop/Nieuw/Garantie/Verzonden". Ook de datum dat deze is verzonden wordt hier getoond.

5) Automatisch inlezen van terugmeld bestanden VWPFS

Elke dag om 18.00 worden alle terugmeld bestanden ingelezen en verwerkt. Dit proces gaat automatisch en u kunt de uitkomst controleren in de volgende overzichten "Verkoop/Nieuw/Garantie/Afgekeurd" en "Verkoop/Nieuw/Garantie/Totaal". Indien ingesteld (Zie veelgestelde vragen punt (6) wordt er na het inlezen een e-mail gestuurd met een rapport. In kunt u de volgende onderdelen terugvinden.

• 1. Het bestand wat verstuurd is aan VWPFS
• 2. De terugmeld bestanden van VWPFS
• 3. Een blok met berichten van de interface
• 4. De verstuurde en ontvangen bestanden als attachments

6) Controleren op fouten in "afgekeurd" lijst

De auto's welke goedgekeurd zijn komen automatisch in de lijst "Totaal". Echter de afgekeurde auto's dienen in de gaten te worden gehouden. Dit kan in de lijst "Afgekeurd" welke is te vinden via "Verkoop/Nieuw/Garantie/Afgekeurd". Er staat bij "Garantie bericht" de reden waarom deze garantie is afgekeurd.

7) Bij fout, auto aanpassen en opnieuw versturen

Wanneer een auto is afgekeurd dienen de gegevens eerst te worden aangepast alvorens opnieuw te worden verstuurd.
Ga in het tabblad "Invul verkoper" en haal het vinkje bij "Verzonden" weg. (Alleen verkoopadm.) Laat het vinkje "VWPFS gecontroleerd" staan. Deze auto wordt dan om 18.00 opnieuw aangeboden aan VWPFS. Bij twijfel altijd contact opnemen met VWPFS.

Veelgestelde vragen

Wanneer komt een auto in de verzend controle lijst voor VWPFS?

• De auto een ordersoort "nieuw" heeft (en)
• De datum deel 1B is gevuld (en)
• Het vinkje "Dealer garantie" aan staat (en)
• Het vinkje "Garantie verzonden" uit staat

Wanneer wordt een auto aangeboden aan VWPFS voor extra garantie?

• Wanneer alle criteria van punt (1) zijn ingevoerd (en)
• Het vinkje "VWPFS gecontroleerd" aan staat

Wanneer komen de verwerkingen van VWPFS?

• 1x per dag om 18.00 draait het automatische proces. Je kunt het zelf draaien via "Systeem/Customizing/Planboard/Interfaces/Garantie Sync"

Datum deel 1B is leeg, kan ik dat zelf [snel] invullen?

• Ja, in de verzend controle is een actie toegevoegd "Vul datum 1B"

Het vermogen is leeg (kan ik dat zelf invullen)?

• Ja, zoek de auto op via "Automotive/Autolijst" en vul het veld in

Hoe kan ik het e-mailadres instellen waarnaar dagelijks de interface rapport wordt gestuurd?

• Ga naar "Systeem/Customizing/Systeem/Masterdata/Configuratie" en zoek op sleutel: warranty-interface-report-email. Geef bij "Value_text" het e-mailadres in waarnaar de rapportage e-mail moet worden verzonden. (Meerdere e-mail adressen scheiden door ";" en geen spaties ervoor of erachter)