Wat houdt de module "Digitaal archiveren" in?

Deze module maakt het mogelijk om fysieke documenten aan een (pre-)order te koppelen. Dit doet u door het document in te scannen en vervolgens een type en het betreffende komnummer mee te geven.
U kunt deze module instellen via Systeem > Customizing > Automotive > Digitaal Archief, u vindt in deze map diverse instel-opties (mits u hiervoor voldoende rechten heeft).

Opslaglocatie

Alle documenten welke u inscant via deze module, zullen door Syntec ergens worden weggeschreven/opgeslagen zodat deze later weer kunnen worden geraadpleegd.
Het is hiervoor nodig dat er in overleg met afdeling ICT een locatie wordt vastgesteld, wij adviseren hiervoor om een netwerk-locatie op bijvoorbeeld een NAS te gebruiken, aangezien het volume van deze map flink kan groeien.
Syntec zal een koppeling maken met deze locatie en vervolgens iedere 5 minuten een taak draaien die alle (pre-)orders zal bijwerken. 

Definitie document-typen

Vervolgens is het zaak dat u binnen Syntec vastlegt met welke document-typen u wilt gaan werken. Ieder type heeft een naam, en een sleutel, de sleutel is altijd een letter. Hieronder enkele voorbeelden:

T - Tenaamstelling

V - Vrijwaring

G - Garantie Certificaat

D - Digitale Machtiging

R - Rijbewijs

De totale lijst kunt u vinden onder systeem -> customizing -> automotive -> digitaal archief -> doc typen.
 

Inrichting scanners

Laatste stap in de inrichting is de configuratie van de scanners, dat gaat als volgt.

1. Als eerste bepaalt u zelf met welke scanners u wilt gaan werken i.c.m. Digitaal Archiveren, u maakt een lijstje met de namen / locaties van de scanners dat u doorgeeft aan afdeling ICT
2. Vervolgens stelt afdeling ICT een 'scan-knop' in, met de volgende actie(s);
   1. Gebruiker kiest 'Scan to Syntec'
   2. Gebruiker kiest een document-type (bijvoorbeeld Tenaamstelling)
   3. Gebruiker voert een sleutel in (bijv. kenteken of komnummer)
   4. Gebruiker bevestigd

Vervolgens schrijft de scanner de PDF weg naar de aangegeven netwerk-locatie, in een bestand met de volgende naam/structurering:

DOCTYPE_SLEUTEL.pdf

Waarbij 'DOCTYPE' staat voor de sleutel van een document-type, voor een vrijwarings-document voor komnummer 317266 is dit bijvoorbeeld:

V317266.pdf

Inzage documenten

Vervolgens kunt u de reeds gescande documenten op een aantal manieren inzien.

Manier 1: In Verkoop > Documenten heeft u een aantal weergaven waarmee u documenten kunt inzien.

Manier 2: Op order-niveau heeft u het tabblad 'Documenten', waar ook een opsomming staat van alle documenten welke zijn ingescand aan deze order.

Digitaal Archief i.c.m. pre-orders

Deze module ondersteund ook het gebruik van pre-orders, in essentie blijft alles hiervoor hetzelfde, er dient enkel op de scanner een tweede actie-knop 'Scan to Syntec PO' aan te worden gemaakt. Indien u dit in gang wilt zetten, kunt u het best uw ICT-afdeling even contact laten leggen met onze helpdesk, zodat we de details door kunnen spreken.