Syntec-it

Hierbij willen we u informeren omtrent nieuwe ontwikkelingen van het Syntec KTV dashboard.

Bron voor KTV (waar komt de informatie vandaan?)

In de vernieuwde KTV omgeving heeft Syntec 2 bronnen om KTV cijfers te verwerken in Syntec. Dit zijn CEM (portal data) en Kantar/TNS Nipo.

CEM
Vanuit CEM worden de gegevens 1 keer per maand aangeleverd, in de 4e week na het verstrijken van de maand. Bijvoorbeeld: rond 25 februari krijgt Syntec de gegevens van januari. Met deze interval zal dit elke maand verwerkt worden.
Deze data komt rechtstreeks uit CEM en wordt landelijk aangeleverd aan Syntec, Syntec verwerkt dit vervolgens op dealerniveau en vult hiermee het bovenste gedeelte van het KTV dashboard.
(Syntec is hierin volledig afhankelijk van CEM, indien dit later wordt aangeleverd aan Syntec, komt dit ook pas later beschikbaar in Syntec.)

TNS/Nipo rapporten
De Nipo rapporten worden op dagelijkse basis aangeleverd met een vertraging van +- 2 dagen. Rond 13:00 zal Syntec deze elke dag ophalen en verwerken.

Syntec voegt deze data samen in het vernieuwde KTV dashboard, te vinden onder KTV dashboard --> dashboard.
Zie hier hoe dit dashboard eruit ziet, aan de hand van de rode cijfers vindt u een uitleg onderaan het dashboard:

KTV dashboard

Uitleg KTV dashboard:

Hier kunt u filteren op sales/aftersales, jaar, merk, vestiging, MOT en (CEM rapport) periode. Het kan zijn dat voor een bepaalde selectie geen data aanwezig is, zoals een MOT, dan blijft het dashboard leeg.
KTV --> CEM scores: Hier vindt u de maandelijkse verwerking van de CEM scores verwerkt in dit dashboard. Naast uw dealer vindt u hier het aantal rapporten, landelijk gemiddelde en de score van de Top 20 dealers.
KTV Heatmap --> Hier ziet u per MOT uw score per vestiging en gemiddelde over uw gehele dealer organisatie
Enquêtes - resultaten --> Hier ziet u de verwerking van de dagelijkse TNS/Nipo enquêtes, zoals u gewend bent vanuit het verleden in Syntec.
Hier vindt u de laatste antwoorden op de open vragen uit de enquêtes (afhankelijk van uw filter.)

Uitleg KTV heatmap

Aan de rechterkant, bovenin vindt u de KTV heatmap. Aan de hand van uw filters wordt deze continu aangepast.
Indien de MOT groen is, betekent dit dat u boven het landelijk gemiddelde zit, en indien de MOT rood is bevindt deze zich onder het landelijke gemiddelde. (Oranje betekent gelijk aan het landelijke gemiddelde.)

Wilt u liever vergelijken op basis van eigen ingegeven doelen in plaats van landelijke scores?
Dit kan door uw doelen in te stellen onder systeem --> customizing --> automotive --> KTV --> CEM-MoT.
Vervolgens kunt u de instelling laten omzetten door onze support desk. Vermeld in uw aanvraag: "Instellen oplichten MOT adhv doel ipv landelijk gemiddelde."

Opvolging KTV

Vanuit het blok met enquête resultaten en opmerkingen kunt u doorklikken op de betreffende enquete om deze op te volgen. Dit kan ook vanuit het menu, KTV dashboard --> beoordelingen.
Als u een enquete opent krijgt u 4 tabbladen:

Algemeen --> hier vindt u algemene gegevens.
Acties --> hier vindt u de mogelijkheid om per MOT een reactie te (laten) plaatsen door een medewerker.
KTV rapport --> hier vindt u het KTV rapport. (Het HTML rapport dat u vroeger via email ontving)
Vragen en antwoorden --> hier vindt u alle vragen en antwoorden die wij terugkrijgen uit het interview.

Op het tabblad acties kunt u een KTV rapport toewijzen aan een medewerker. U kunt zien wanneer het rapport is toegewezen. De betreffende medewerker ontvangt een email, dat er een KTV rapport opgevolgd dient te worden.

Nadat hij deze heeft opgevolgd, kan de reden, sub-reden (voor analyse achteraf) en het vinkje bij "afgehandeld" aangevinkt worden en de enquete worden opgeslagen. Zie afbeeldingen hieronder:

Om de openstaande KTV rapporten in beeld te houden, kunt u deze ook terugvinden onder KTV dashboard --> beoordelingen of openst. klachten / Todo.
Hier vindt u een lijst met alle toegewezen beoordelingen en kunt u uiteraard weer filteren op vestiging, datum, etc.

Hot Alert en opvolging

U kunt elke KTV enquete opvolgen, maar als op 1 van de MOT vragen een score onder de 4 sterren wordt behaald, dan wordt deze gekenmerkt als "hot alert" Deze dient u ook in CEM op te volgen.

Andere enquete's die een score behalen onder de 4 sterren, buiten de MOT vragen, worden enkel gekenmerkt om op te volgen en zijn geen "hot alerts." Deze zijn niet verplicht om op te volgen in CEM. Ons advies is overigens dit wel te doen, maar dit is aan de dealer organisatie zelf.

Wij brengen in kaart welke KTV enquetes voor opvolging in aanmerkingen komen en/of een "hot alert" bevatten.

Overige klachten

U kunt ook "overige klachten" opnemen in Syntec. U kunt een klacht aanmaken vanuit de klantkaart, of vanuit KTV in het Syntec menu.

In het KTV menu gaat u naar KTV dashboard --> overige klachten --> klik op nieuw.

Vanuit de klantkaart kunt u op "nieuw" klikken en vervolgens een klacht aanmaken.

U komt vervolgens op een nieuw formulier waar u de bron van de klacht kunt aangeven, merk, vestiging etc.
Tevens kunt u bijlagen toevoegen zoals een ontvangen brief of email en de omschrijving van de klacht. Zie hieronder:

Net als de inkomende KTV enquetes kunt u ook hier weer de klacht toewijzen en opvolgen.

Integratie met klantkaart

De vernieuwde KTV rapportage is volledig geïntegreerd met de klantkaart. Dit betekent dat u bij het openen van de klantkaart direct de laatste KTV rapportage ziet als deze nog open staat.

Zie hier hoe dit in Syntec wordt weergegeven:

Instellingen en configuraties

Notificaties hot alerts

U kunt zelf instellen wie voor welke hot alerts een notificatie dient te ontvangen. Dit kunt u in Syntec verwerken in:

Systeem --> customizing --> automotive --> KTV --> interview notificaties.

Hier stel je in per type, per merk, per vestiging wie een notificiatie mail krijgt.

(vult u niets in, krijgt u alle notificaties, zie hieronder Wilco Bijsterbosch als voorbeeld bij Pon Dealer, die alle notificaties voor vestiging Barneveld dient te krijgen. Vul je zowel vestiging, merk en type in, dan krijg je enkel die specifieke notificaties door.)

Bron voor overige klachten
U kunt zelf uw bron voor overige klachten instellen en aanmaken. Ga hiervoor naar systeem --> customizing --> automotive --> KTV --> klacht bronnen.

Middels deze mail houden we u op de hoogte van de laatste updates mbt. Syntec. De belangrijkste informatie is in deze email beschreven. Heb je nog vragen, kun je altijd contact opnemen met onze support desk.

Met vriendelijke groet,

Syntec-IT namens Pon Dealer

21-03-2019 - Syntec Update KTV

U heeft nog een vraag?

Onze helpdesk helpt u graag!