Globale proces uitleg

De module Verkoop Gebruikt wordt gebruikt om het proces voor "verkoop gebruikt/occasions" efficiënter te laten verlopen binnen uw dealer organisatie. Naast het proces van het beschikbaar stellen van auto's voor verkopers (occasionlijst) houdt Syntec ook een aantal andere zaken voor u bij, zoals:

• Aantal stadagen (zowel autoline stadagen als internet stadagen)
• Prijshistorie, en laatste datum van prijsaanpasssing (i.c.m. stadagen kunt u hiermee uw prijzen aanpassen op de verkoop)
• Auto's die wel op uw voorraadlijst/occasionlijst staan, maar (nog) niet online
• Auto's die wel online staan, maar niet in Syntec
• Ook het aantal verkopen, per week, per maand en vergelijk met dit jaar en vorig jaar (per vestiging en per merk)

Hierbij de basis uitleg van deze module.

Voor het optimale gebruik van de module is een correcte occasionlijst in Syntec de basis.

Als eerste stap in het proces haalt Syntec de occasions op, dit kan uit een tweetal bronnen: Autoline en Autodata. De meeste dealerorganisaties gebruiken Autoline als bron.

Werkwijze bron autoline
Autoline -> alle inruilers of ingekochte auto's verschijnen onder verkoop gebruikt--> voorraad --> autoline voorraad. Vervolgens controleert u deze lijst dagelijks om occasions toe te voegen aan de occasionlijst d.m.v. het een vinkje te zetten en bij actie voor "toevoegen aan voorraad" te kiezen. (U kunt meerdere auto's in 1 keer toevoegen.) 

Het gaat hier dan om:

• Occasion wordt ingekocht of ingeruild.
  Ingekocht? -> Auto verschijnt in Syntec --> autoline voorraad
  Ingeruild? -> Auto verschijnt in Pijplijn voorraad

• Occasionmanager beslist of de occasion zelf verkocht wordt, of dat deze aangeboden wordt aan de handel.
  Handel? -> dit proces stopt mbt. Syntec.
  Zelf verkopen? -> toevoegen aan occasionlijst in Syntec (actie: toevoegen aan voorraad)

Werkwijze bron Autodata
Autodata -> U maakt eerst een selectie aan in Autodata. Deze geselecteerde  lijst wordt gedownload uit Autodata en in de occasionlijst gezet. (Let op, bij deze optie heeft u geen overzicht en controle op uw occasionlijst. U kunt mogelijk auto's missen die wel in uw voorraad staan, maar niet op internet.)

Om in de toekomst te wisselen tussen deze twee opties, kunt u contact opnemen met onze support afdeling. 

Als de occasionlijst gevuld is:

• De auto is nu beschikbaar voor verkopers.
• Aanvullende gegevens over de auto worden door Syntec, opgehaald uit Elsa en Autowheelerdelta en toegevoegd, zichtbaar op de "autokaart" 
• (Optioneel) Wanneer een klant de auto wilt kopen -> verkoper reserveert de auto op occasionlijst (actie: reserveren)
• Wanneer klant auto heeft gekocht -> verkoper meldt auto verkocht in Syntec (actie: verkocht) De auto wordt nu automatisch als verkocht gemeld op Autowheelerdelta.  
• Occasion order wordt verwerkt in Autoline  
• Auto afgeleverd? -> verkoper vinkt af als afgeleverd (actie: afgeleverd)
  U kunt er ook voor kiezen om dit automatisch te laten doen (Syntec past de status X dagen na afleverdatum aan).

Hieronder vindt u een visueel overzicht van het proces:

Extra toelichting

Als eerste stap in het proces haalt Syntec de occasions op, dit kan uit een tweetal bronnen: Autoline en Autodata. (Zie hierboven.)

Wanneer u kiest voor Autoline zullen alle auto's welke in Autoline staan aangemerkt als occasion worden aangelegd in Syntec, vervolgens zijn deze auto's beschikbaar in de occasionlijst.

Wanneer u kiest voor Autodata als bronsysteem dient u eerst een selectie aan te maken in Autodata en aan te geven dat deze naar Syntec gepusht mogen worden, vervolgens zal de module Voorraad Gebruikt de aangegeven selectie downloaden uit Autodata en aanleggen in Syntec, ook in de occasionlijst.

Occasions verkopen & verrijken

Wanneer de occasions eenmaal zijn aangelegd kan de verkoper deze na deze fysiek te hebben verkocht vanuit de occasionlijst aanmerken als verkocht, zodra dit gebeurd is staat de order op naam van de klant en kan de verkoopadministratie de order waar nodig verder verrijken met bijvoorbeeld bepaalde opties en/of werkzaamheden.

Occasion afleveren & afmelden

Wanneer de occasion in gereedheid is gebracht en fysiek aan de klant is afgeleverd zal de status in Syntec naar 'afgeleverd' worden aangepast. Dit kunt u (of de verkoopadministratie) zelf doen, of u kunt kiezen dat een auto automatisch na X dagen na datum aflevering op status 'afgeleverd' wordt gezet.

Na het verkocht melden zal er een terugkoppeling richting Autodata worden gestuurd waarin de auto wordt afgemeld, de auto zal dan automatisch verdwijnen van Autodata en eventueel vanuit Autodata gekoppelde systemen.

Wisselen bron Voorraad Gebruikt

Wanneer u de bron van Voorraad Gebruikt wilt omzetten van Autodata naar Autoline of vice versa kunt u contact opnemen met onze helpdesk.

Extra uitleg indien Bron Autoline is voor de occasionlijst:

Het occasion process start in Autoline.

Een voertuig wordt altijd eerst kenbaar gemaakt /ingekocht in Autoline. Hiermee krijgt een occasion dus altijd een VSB nummer. Bij DEMO transfer moet er opgelet worden dat er 2 of soms 3 VSB nummers worden aangemaakt voor hetzelfde voertuig vanwege de transfer. Zorg ervoor dat er maar 1 voertuig overblijft in Autoline. (zie hiervoor instructie autoline)

Zodra er van te voren bepaald kan worden of het een handelsauto is, is het aan te raden om dit direct in de voertuigadministratie van Autoline aan te geven. Zo kunt u later in het proces gemakkelijker uw occasionlijst bijwerken en uw ingekochte auto’s controleren.
Dit kan via het tabblad “Verkoop details” en dan het veld “Verkoopsoort” op “Handel” zetten.

Elk uur draait er een synchronisatie van de autoline voorraad naar de Syntec autoline voorraad.
 

Wanneer je over de juiste rechten beschikt kun je deze run ook handmatig draaien via geplande taken monitor -> Voorraad gebruikt interface

Deze lijst is te vinden via Verkoop -> Gebruikt -> Voorraad -> Autoline voorraad.

Je ziet hier een aantal belangrijke kolommen

Online => Het voertuig heeft een ID gekregen van autowheelerdelta en is dus online geadverteerd
Occ. Lijst => Het voertuig is zichtbaar in de Occasionlijst voor de verkopers
Is order => Het voertuig heeft op basis van het VSB nummer een order in Syntec
Fin. Vrd. => Het voertuig is in Autoline opgenomen als financiële voorraad (Dus ingekocht)
Verkoop typ => Dit is een kopie van het veld “Verkoopsoort” in Autoline

Controle stappen

Stap 1
We gaan hier controleren welke voertuigen er allemaal op de financiële voorraad staan en welke nog geen order zijn.
De filters dienen dan als volgt ingesteld te staan:
Fin. Vrd. --> 1
Is Order --> =N

Stap 2
We gaan hier controleren welke voertuigen op onze financiële voorraad staan en geen order zijn maar niet in de occasionlijst staan.
De filters dienen dan als volgt ingesteld te staan:
Fin. Vrd. --> 1
Is Order --> =N
Occ. Lijst --> =N

Stap 3

We gaan hier de voertuigen welke nog niet op de occasionlijst staan toevoegen aan de occasionlijst.

Gebruik hetzelfde filter als bij stap 2

Wanneer je in Autoline de handels voertuigen op de correcte “Verkoopsoort” hebt gezet kun je een extra filter toevoegen. (Niet gelijk aan H (handel))

Verkoop type --> !=H

Je krijg nu de lijst welke je naar de occasionlijst kunt toevoegen.
 

Dit kun je doen door vinkjes te zetten voor de voertuigen en via “Actie” te kiezen voor “Toevoegen aan voorraad”. Deze voertuigen worden dan toegevoegd aan de occasionlijst.

Tip

Controleer af en toe ook welke auto’s er aangemaakt zijn maar niet op de financiële voorraad staan.
Dit zijn meestal inruil auto’s die nog via een order komen.

De filters dienen dan als volgt ingesteld te staan:
Fin. Vrd.--> =N

Je kunt in het veld “Inruil REF” zien of dit voortuig aan een VSB order hangt.
Inruil REF --> !N