Digitaal Archief - Inrichting

Wat houdt de module "Digitaal archiveren" in?

Deze module maakt het mogelijk om fysieke documenten aan een (pre-)order te koppelen. Dit doet u door het document in te scannen en vervolgens een type en het betreffende komnummer mee te geven.
U kunt deze module instellen via Systeem > Customizing > Automotive > Digitaal Archief, u vindt in deze map diverse instel-opties (mits u hiervoor voldoende rechten heeft).

Opslaglocatie

Alle documenten welke u inscant via deze module, zullen door Syntec ergens worden weggeschreven/opgeslagen zodat deze later weer kunnen worden geraadpleegd.
Het is hiervoor nodig dat er in overleg met afdeling ICT een locatie wordt vastgesteld, wij adviseren hiervoor om een netwerk-locatie op bijvoorbeeld een NAS te gebruiken, aangezien het volume van deze map flink kan groeien.
Syntec zal een koppeling maken met deze locatie en vervolgens iedere 5 minuten een taak draaien die alle (pre-)orders zal bijwerken. 

Definitie document-typen

Vervolgens is het zaak dat u binnen Syntec vastlegt met welke document-typen u wilt gaan werken. Ieder type heeft een naam, en een sleutel, de sleutel is altijd een letter. Hieronder enkele voorbeelden:

T - Tenaamstelling

V - Vrijwaring

G - Garantie Certificaat

D - Digitale Machtiging

R - Rijbewijs

De totale lijst kunt u vinden onder systeem -> customizing -> automotive -> digitaal archief -> doc typen.
 

Inrichting scanners

Laatste stap in de inrichting is de configuratie van de scanners, dat gaat als volgt.

1. Als eerste bepaalt u zelf met welke scanners u wilt gaan werken i.c.m. Digitaal Archiveren, u maakt een lijstje met de namen / locaties van de scanners dat u doorgeeft aan afdeling ICT
2. Vervolgens stelt afdeling ICT een 'scan-knop' in, met de volgende actie(s);
   1. Gebruiker kiest 'Scan to Syntec'
   2. Gebruiker kiest een document-type (bijvoorbeeld Tenaamstelling)
   3. Gebruiker voert een sleutel in (bijv. kenteken of komnummer)
   4. Gebruiker bevestigd

Vervolgens schrijft de scanner de PDF weg naar de aangegeven netwerk-locatie, in een bestand met de volgende naam/structurering:

DOCTYPE_SLEUTEL.pdf

Waarbij 'DOCTYPE' staat voor de sleutel van een document-type, voor een vrijwarings-document voor komnummer 317266 is dit bijvoorbeeld:

V317266.pdf

Inzage documenten

Vervolgens kunt u de reeds gescande documenten op een aantal manieren inzien.

Manier 1: In Verkoop > Documenten heeft u een aantal weergaven waarmee u documenten kunt inzien.

Manier 2: Op order-niveau heeft u het tabblad 'Documenten', waar ook een opsomming staat van alle documenten welke zijn ingescand aan deze order.

Digitaal Archief i.c.m. pre-orders

Deze module ondersteund ook het gebruik van pre-orders, in essentie blijft alles hiervoor hetzelfde, er dient enkel op de scanner een tweede actie-knop 'Scan to Syntec PO' aan te worden gemaakt. Indien u dit in gang wilt zetten, kunt u het best uw ICT-afdeling even contact laten leggen met onze helpdesk, zodat we de details door kunnen spreken.

Q&A

Syntec kan geen order vinden voor een document, hoe kan dit?
Dit gaat vaak gepaard met een verkeerde volgorde.
Eerst inscannen -> dan order aanmaken.  Gaat het toch fout, kunt u dit voorkomen door de actie -> 'opnieuw aanmaken' aan te klikken.

Wat als er een pre-order wordt gemaakt en er bestaat al een order voor dezelfde klant?
De documenten die worden ingescand, gaan naar de order.

Kan ik een pre-order overnemen?
Ja dit is mogelijk. Alles, inclusief de gekoppelde documenten worden dan overgenomen naar een order. 

Document Matrix

In de order staat op het tabblad Documenten het vinkje Dossier compleet.

Onder Systeem > Customizing > Automotive > Digitaal archief > Order doc matrix is het mogelijk bepaalde document typen verplicht te stellen bij bepaalde orders.

Zodra aan alle voorwaarden is voldaan (cq. alle verplicht gestelde document typen aanwezig zijn), zal Syntec het vinkje dossier compleet aan zetten.

U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om bij zakelijke- of lease- orders bepaalde documenten verplicht te stellen, welke u leasemaatschappijen vereisen.

Op deze manier heeft u grip op de aanwezigheid van bepaalde documenten.