Syntec-it

Syntec update december

Hierbij willen we u informeren omtrent nieuwe ontwikkelingen rondom Syntec. Het betreft ontwikkelingen voor het algemeen gebruik van Syntec en specifiek voor de modules.

Syntec Salesfunnel

Verbetering ontdubbeling van leads

De leads werden in sommige gevallen dubbel aangemaakt, met name indien een CST offerte was gemaakt en vervolgens ook een offerte via Autoline, kwamen deze als 2 aparte leads binnen die handmatig samengevoegd konden worden.

Vanaf nu voegt Syntec ook deze leads automatisch samen.

Nieuw bericht van bestaande, nog lopende lead?

Indien een al bestaande en openstaande klant/lead een bericht stuurt of een proefrit aanvraag, etc. dan wordt deze automatisch toegevoegd aan de lead in de Salesfunnel.
De verkoper ontvangt dan nu een email met de melding: "Er is een lead binnengekomen en samengevoegd met een lead welke bij jou in behandeling is."

U kunt zelf deze tekst aanpassen (indien geautoriseerd) in CRM --> mailingen --> lead toegevoegd.

Nieuw: Inbox activiteit!

In de map Salesfunnel ziet u een nieuw overzicht: inbox activiteit.
Deze wordt gevuld, indien een klant als laatste contact heeft gezocht, (bijvoorbeeld door een formulier op de website in te vullen) en er dus (weer) actie vanuit de dealer gewenst is.
Dit valt samen met eerder genoemde "nieuw bericht van bestaande nog lopende lead?" U zult deze leads hier terug vinden.

Hoe houdt Syntec dit bij?

Onderaan het salesfunnel formulier ziet u 2 datum velden, laatste activiteit en activiteit klant.

Laatste activiteit wordt gevuld en/of bijgewerkt indien:

De lead toegewezen wordt
Er een opmerking of notitie geplaatst wordt op de lead
"Niet bereikbaar", "Voicemail" of "klant gesproken" aangevinkt wordt
(indien gebruik van Matrix: fase of resultaat wordt ingevuld)
Voicemail wordt aangevinkt
Opvolgdatum wordt gewijzigd
Offerte wordt toegevoegd (via Autoline, CST, of Syntec Occasion)
Sluitreden gekozen wordt

Activiteit klant wordt gevuld en/of bijgewerkt indien:

De klant zelf een e-mail stuurt, een formulier op de website invult of op andere wijze contact met de dealer opneemt (actief) en Syntec dit kan uitlezen/herkennen.

Automatisch mailen naar lead/klant vanuit Syntec

Vanaf nu kunt u vanaf een lead (Salesfunnel item) direct een mail versturen naar de klant. Klik op de knop "klant mailen"

Vervolgens krijgt u een pop-up met mogelijke templates. Deze kunt u zelf instellen. Onderstaande template vullen wij alvast automatisch voor u, dit is een voorbeeld, wat u zelf dient aan te passen!
(Dit voorbeeld template is een e-mail indien een lead telefonisch niet bereikbaar was.)

Na het versturen houdt Syntec bij dat deze mail is verstuurd. U vindt dit terug op de klantkaart, tabblad E-mails.

Configureren templates

Onder CRM --> mailingen kunt u de templates bekijken, aanpassen en aanmaken.

Nadat u het template hebt aangepast, kunt u dit doorgeven aan onze support afdeling, om dit template ook daadwerkelijk actief te zetten zodat deze geselecteerd kan worden om te verzenden. (Omdat het hier communicatie naar de klant betreft, staat dit standaard nog uitgeschakeld.)

KVS overslaan

We zien dat veel dealers offertes maken, bijvoorbeeld op klant "voorraad." Deze komen dan ook in de Salesfunnel als lead om op te volgen. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor autohandelaren waar u veel offertes voor maakt, die eigenlijk niet opgevolgd hoeven te worden via de Syntec Salesfunnel.

U kunt deze klanten uitsluiten voor opvolging door deze klant vanuit CRM op te zoeken en vervolgens het vinkje aan te zetten bij "KVS overslaan."

Opschonen Syntec Salesfunnel

De Syntec Salesfunnel is inmiddels al geruime tijd actief bij een groot aantal dealers, en wordt gebruikt voor opvolging van leads en meten van prestaties bijvoorbeeld van de kanalen.

De Salesfunnel is afgelopen jaar uitgebreid met diverse koppelingen naast Autoline, denk aan Salesforce en CST. Daarnaast hebben we veel logica ingebouwd om de Salesfunnel zo "slim" mogelijk voor de dealer te laten werken.

Door alle ontwikkelingen moeten we helaas ook constateren dat er vervuiling kan zijn ontstaan.
Denk hierbij vooral aan “dubbele leads” en leads afgesloten met sluitreden “gekocht” waar geen order naar te herleiden is.

Om de mogelijkheid te geven de Salesfunnel zoveel mogelijk op te schonen hebben we een aantal tools ontwikkeld. Met deze tools kunt u:
- Dubbele leads controleren en ontdubbelen, splitsen of verwijderen
- Leads met sluitreden "gekocht" controleren (of er daadwerkelijk een offerte aan is gekoppeld en of dit een order is geworden.)

U vindt deze tools onder Salesfunnel --> tools. (Enkel met de autorisatie "Salesfunnel beheer")

Wij hebben een handleiding/uitleg document opgezet, wat we u kunnen toesturen. U kunt deze ook vinden in de kennisbank: Modules --> Salesfunnel --> Tools

Vervolgens kunnen we per dealer een telefonische/scherm-delen afspraak inplannen om deze door te nemen en toe te lichten.

Wij raden aan, dat binnen elke dealerorganisatie één iemand aangesteld wordt, die zich kan aanmelden voor één (kosteloze) uitleg sessie.

Aanmelden kan via support@syntec-it.nl, met voorkeuren voor dag en tijd.

Syntec KTV

Seat nu ook beschikbaar!

Ook Seat is vanaf nu beschikbaar in het KTV dashboard. De beoordelingen voor zowel Sales als Aftersales kunt u vanaf nu terug vinden in Syntec.

Wij hebben met terugwerkende kracht alle interviews van dit jaar kunnen verwerken. De officiële CEM scores zijn ook zichtbaar.

Overige KTV verbeteringen

Er is een extra opmerkingen veld toegevoegd aan een KTV rapport: Preventieve maatregelen.

Deze komt ook terug in de overzichten. Zo kunt u nog beter vastleggen en monitoren en dit is tevens toegevoegd om omdat hier soms om wordt gevraagd bij de ISO audits.

Indien u de hot-alerts opvolgt in Syntec voor KTV, worden deze voor Skoda terug verzonden naar het CEM portaal.
U kunt dit zien door het vinkje "Verz. CEM?" met de datum en tijd dat deze is verzonden naar CEM in de beoordelingen van Sales en Aftersales.

LET OP: Enkel voor het merk Skoda kan de opvolging naar CEM automatisch worden verstuurd.

Overige verbeteringen

Salesfunnel startpagina is verplaatst

De Salesfunnel startpagina is verplaatst naar Salesfunnel --> tools.

Verkoop nieuw agenda dropdown nu tot 2030

In de verkoop nieuw agenda kon u niet verder kijken en inplannen dan 2019. Dit is nu aangepast zodat u tot 2030 de agenda kunt gebruiken.

Geannuleerde bandenwisselafspraken nu zichtbaar

Voor de dealers die NIET de Syntec planningswebsite gebruiken, worden de WO's van toekomstige wissel afspraken 1x/dag gecontroleerd op 'verwijderd' of 'reeds uitgevoerd'.

Is dat het geval dan wordt deze opgenomen in de lijst van 'Openstaande annuleringen' voor verdere opvolging (controle en afspraak- en transportdatum resetten).
Tevens is in deze lijst een link toegevoegd om het bandencontract direct te kunnen openen.

Via de actie "afspraak en transportdatum resetten" kan dit voor 1 of meerdere afspraken worden gedaan.

Emails versturen naar klant vanuit Dagplanning Receptie

U vindt op de Dagplanning Receptie een icoontje voor email (of telefoon, indien het email adres van de klant niet bekend is.) Als u hierop klikt kunt u direct een mail versturen naar de klant aan de hand van van een template of u vult zelf de tekst.

U krijgt dan het scherm:

Denk hierbij aan een mail voor klanten die wel ingepland stonden, maar niet gekomen zijn (No show.) U kunt dan een mail versturen met bijvoorbeeld de tekst, Wij hebben u gemist, wilt u een nieuwe afspraak maken via onze website?

Wij hebben standaard een template hiervoor aangemaakt met summiere tekst. U kunt deze zelf aanpassen in CRM --> mailingen; het betreft de mail met als onderwerp "Uw werkplaats afspraak gemist?"

Nadat u het template hebt aangepast, kunt u dit doorgeven aan onze support afdeling, om dit template ook daadwerkelijk actief te zetten zodat deze geselecteerd kan worden om te verzenden. (Omdat het hier communicatie naar de klant betreft, staat dit standaard nog uitgeschakeld.)

Middels deze mail houden we u op de hoogte van de laatste updates mbt. Syntec. De belangrijkste informatie is in deze email beschreven. Hebt u nog vragen, kunt u altijd contact opnemen met onze support desk.

Met vriendelijke groet,

Syntec-IT namens Pon Dealer

18-12-2019 Syntec update december

Syntec update december

U heeft nog een vraag?

Onze helpdesk helpt u graag!