Versie 3.10 van de Digitale Werk Order brengt een groot aantal verbeteringen en bugfixes met zich mee, met een sterke focus op de stabiliteit van de OrMa-integratie, optimalisaties in het klantportaal en het verhelpen van diverse bevindingen uit de dagelijkse praktijk. Belangrijke toevoegingen zijn onder andere de verbeterde video-ondersteuning voor mobiel in de online check-in en een digitaal overzicht van ondertekend werk. Daarnaast zijn er kritieke fixes doorgevoerd voor dubbele pakketten en synchronisatie-issues met Autoline.

Bugs en andere technische wijzigingen

OrMa

• SNTC-2225 Fix voor het niet uitvoeren van het push-changes commando na een Autoline sync.

• SNTC-2218 Werkorders aangemaakt door Autoline worden nu correct gesynchroniseerd met ORMA.

• SNTC-2217 Onderdelen die via het magazijn in Autoline op de werkorder worden gezet, synchroniseren nu naar ORMA.

• SNTC-2181 Toevoeging van 7 extra datavelden voor de fabriek in OrMa.

• SNTC-2080 Tijdelijke vloeistofmapping via ODBC geïmplementeerd.

• SNTC-2072 Oplossing voor dubbele pakketten op APOS Classic werkorders.

• SNTC-1947 Losse arbeidsregels via Keyloop API worden nu als nieuwe Job aangemaakt.

• SNTC-1797 Fix voor gedupliceerde arbeid na een gefaalde menu sync.

• SNTC-1721 Voorkomen van dubbele arbeid wanneer een werkorder geblokkeerd is in Autoline.

• SNTC-329 Pakketten toegevoegd in Autoline komen niet langer als losse regels in OrMa.

Vervangend vervoer

• SNTC-2210 Garantiekosten zijn niet meer zichtbaar voor de klant tijdens de check-in.

• SNTC-2177 Key&Go-video's zijn geoptimaliseerd voor sneller laden op mobiele apparaten.

• SNTC-2175 Kolommen 'Vestiging' en 'Merk' toegevoegd aan het overzicht Werkorder voorbereiding vervangend vervoer.

• SNTC-2149 Implementatie van een AI Key & Go dashboard.

• SNTC-2086 Fix waarbij de mailvoorkeur niet meer onterecht wordt leeggehaald.

• SNTC-2082 Voorkeurskanalen worden nu alleen getoond op basis van de configuratie.

• SNTC-2003 Herstel van de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen bij de online check-in.

• SNTC-1300 Ondersteuning voor meerdere vestigingen met een Key & Go kluis OF 1 vestiging met meerdere Key & Go kluizen.

Directe Aannames

• SNTC-1925 De optie "leeg" bij afspraakdatum werkt weer correct voor directe aannames.

• SNTC-1835 Bij het bijwerken van een reservering (pre-werkorder) wordt niet langer direct een definitieve werkorder aangemaakt.

• SNTC-2182 Fout bij het zoeken in Open WO verholpen.

• SNTC-2178 Fix voor foutmelding tijdens het uitchecken/tekenen bij garantieregels.

• SNTC-2170 Rechtenproblemen bij het openen van foto's en inladen van data opgelost.

• SNTC-2120 Support voor archivering om serverruimte te besparen.

• SNTC-2117 Verbeterde afhandeling van gearchiveerde Autoline partners om duplicaten te voorkomen.

• SNTC-2095 Validatie van e-mailadressen faalt niet meer op spaties aan het begin.

• SNTC-2094 Verbeterde afhandeling van de melding "Eindgebruiker heeft zich afgemeld voor gegevensverwerking".

• SNTC-2089 Tekstuele aanpassing: 'sleutelkluis' benaming verwijderd bij betalingen zonder Key & Go.

• SNTC-2088 Fix voor werkorders die onterecht terugsprongen van 'Verwacht' naar 'Aangemaakt'.

• SNTC-2057 Fix voor het niet verzenden van SMS-berichten door ontbrekende mailtemplates.

• SNTC-1937 Fix voor het niet volledig laden van de startpagina bij dubbele werkplaatskoppelingen.

• SNTC-1841 Cleanup policies zijn verbeterd binnen de standaard cron jobs.

• SNTC-1822 Fix voor het vastlopen van de Pre-WO sync op dubbele voertuigrecords.

• SNTC-1734 Authenticatie- en cachingproblemen in de mechanic-app opgelost.

• SNTC-266 Fix voor het oneindig laden van het scherm "Wachten op Autoline".

• SNTC-264 Fix voor synchronisatieverschillen in werkzaamheden tussen Syntec en Autoline.

• SNTC-263 Schaderegistraties in de monteur-app zijn nu te bewerken en aan te vullen.

AfterSales - Functionele verzoeken

• Digitaal overzicht (PDF) van akkoord ondertekend werk inclusief prijzen en handtekening. Zie OnePager: 'Digitaal overzicht van akkoord ondertekend werk'.

• Betaalverzoeken kunnen versturen zonder Key & Go. Zie OnePager: ‘Check-out met betaling (Klantportaal iDeal)’.

Technical wijzigingen

• SNTC-2163 Nieuw commando voor het opschonen van CRM Partner records.

• SNTC-1930 Overbodige storeid requirements uit de Keyloop event verwerking verwijderd.

• SNTC-1862 Acceptatie-omgeving consistent deploybaar gemaakt met eigen build artifacts.

• SNTC-1810 Overbodige basic_auth instellingen uit de POSAPP configuratie verwijderd.

Feature: Check-out met betaling

Met “Klaar voor Check-out met betaling” maak je direct een betaalverzoek aan. De klant ontvangt een e-mail/SMS met betaallink naar het klantportaal en kan daar afrekenen met iDeal. Jij ziet de actuele betaalstatus onder Registraties in de werkorder.

Let op! Deze functionaliteit dient geactiveerd te worden door Support. Dit is kosteloos, mits de Mollie-koppeling al is geïntegreerd.

Stappenplan in 5 screenshots

1. Kies “Klaar voor Check-out met betaling”

Bij het aanklikken van Klaar voor check-out kun je nu kiezen voor Klaar voor Check-out met betaling. Gebruik deze optie wanneer je de klant direct online wilt laten afrekenen.

2. Vul factuurbedrag en referentie in

Na selectie opent een pop-up. Vul hier het factuurbedrag in en zet onder Referentie het factuurnummer. Klik daarna op Aanmaken en sluiten om het betaalverzoek te genereren.

Best practice: Gebruik exact het factuurnummer als referentie zodat reconciliatie en terugkoppeling naar de werkorder eenvoudig en eenduidig zijn.

3. Betaalverzoek wordt verzonden

De werkorder springt naar klaar voor check-out en de klant ontvangt automatisch een e-mail/SMS/Whatsapp met de betaallink en het bedrag (template 'PAYMENT_REQUEST_CREATED').

De klantcommunicatie bevat het bedrag en de referentie. Dit helpt de klant het verzoek te herkennen en vermindert vragen aan de balie.

4. Klant betaalt in klantportaal (iDeal)

Wanneer de klant op de link klikt, wordt hij/zij naar het klantportaal geleid om veilig af te rekenen met iDeal. De betaalstatus wordt na betaling automatisch bijgewerkt.

5. Controleer de betaalstatus in de werkorder

Open de werkorder en ga naar Registraties. Hier zie je de actuele betaalstatus van het betaalverzoek (bijvoorbeeld: openstaand, betaald, mislukt, geannuleerd).

Wat gebeurt er op de achtergrond?

• Aanmaken betaalverzoek: er wordt een uniek betaalverzoek gekoppeld aan de werkorder en het opgegeven factuurnummer (referentie).

• Notificatie: de klant ontvangt een e-mail/SMS met beveiligde link naar het klantportaal.

• Realtime terugkoppeling: na succesvolle iDeal-betaling wordt de status direct teruggeschreven en zichtbaar onder Registraties.

Financiële administratie

• In het overzicht ‘Betaal verzoeken (Open)' kan de financiële administratie de betaalverzoeken controleren. Deze kunnen in bulk worden geselecteerd en gecontroleerd. Zodra gecontroleerd, zal het betaalverzoek te allen tijde nog terug te vinden zijn onder 'Betaal verzoeken (Totaal)’.
  

• Indien gewenst kunnen de betaalde verzoeken ook worden geëxporteerd naar een Excel of CSV.
  

Digitaal overzicht van akkoord ondertekend werk

Deze functionaliteit zorgt ervoor dat elke digitale akkoordactie (online inchecken, check-in bij Service Adviseur en klantakkoord op extra werkzaamheden) resulteert in een niet-verwijderbaar bevestigingsbericht met een getekende PDF-snapshot van de prijsafspraak. Bedragen, BTW en totaalsom worden uitsluitend door de back-end berekend en de PDF wordt met de bestaande PDF-generator opgebouwd.

Kernresultaat: Voor klant én service adviseur is een ondertekend totaaloverzicht (werkzaamheden, prijzen, BTW/totaal, handtekening) altijd terug te vinden onder Berichten en als gedownloade PDF. De prijsregistratie in het klantportaal en het “groen dollarbiljet” op de werkorder zijn 1:1 gelijk.

Voordelen

• Transparantie: klant en SA zien exact waarvoor is getekend, inclusief kostenopbouw en BTW.

• Discussiepreventie: eenduidig, juridisch bruikbaar PDF-bewijs met handtekening.

• Efficiëntie: automatische plaatsing van bericht + PDF, geen handmatige administratie.

End-to-end flow in 4 screenshots

1. Klant geeft akkoord met handtekening (online inchecken)

   

   De klant controleert werkzaamheden en prijzen, zet een handtekening en bevestigt. BTW en totaalsom komen uit de back-end.

2. Automatisch bericht naar klant + PDF-snapshot

   

   In de klantcommunicatie verschijnt direct een bericht met de PDF-bijlage: “U bent zojuist akkoord gegaan met de bijgevoegde prijsverklaring.”

3. Service adviseur ziet bericht + PDF onder Berichten (werkorder)

   Het externe bericht met PDF staat vastgelegd bij de werkorder. Dit bericht is na ondertekening niet te verwijderen.

4. Voorbeeld van de gegenereerde, ondertekende PDF

   De PDF bevat: klantnaam, datum/tijd, alle (goedgekeurde) werkzaamheden met prijs per regel, subtotalen, BTW en totaalsom, plus de handtekening.

Ook bij extra werkzaamheden

• Klantakkoord op extra werkzaamheden

• Berichten en taken bij de SA

Let op

Als een medewerker zonder klant een werkorder incheckt (dus zelf een handtekening zet), zorg dan dat de prijs is verborgen. De klant ziet namelijk anders prijzen met een 'vreemde' handtekening.

Bij stranders kan uiteraard een link worden verstuurd om de klant te laten tekenen. Voor afleverwerkorders (nieuw en gebruikt) wordt geen pdf verstuurd in de klantchat.

Functionele uitgangspunten

• Na akkoord wordt automatisch een bericht geplaatst in de klantcommunicatie met een ondertekende PDF (snapshot op dat moment).

• Het bericht en de PDF zijn onverwijderbaar na ondertekening.

• Prijsbron: elke prijsweergave komt altijd uit de back-end (geen front-end berekeningen of cache).

• BTW en totaalsom worden door de back-end geleverd en in de PDF getoond.

• Prijsregistratie in klantportaal en de “groen dollarbiljet” op de WO zijn 1:1 gelijk.

• Instelling werkplaats: “Automatisch aanmaken prijsafspraak na check-in, check-uit en klant akkoord” moet aanstaan.

• PDF-opbouw via de bestaande PDF-generator; de PDF is ondertekend en kan worden gedownload vanuit Berichten.

Technische notities

• Combinatie-call: losse items en totalen worden gecombineerd uit de back-end opgehaald voor een consistente snapshot.

• Cache-avoidance: front-end mag geen bedragen cachen; altijd verse fetch voor weergave/PDF.

• Archivering: laatste bericht bevat de geldende PDF-versie; eerdere snapshots blijven als historisch bewijs behouden indien nodig.

Best practice voor dealers: Zet de werkplaats-instelling voor automatisch aanmaken van prijsafspraken standaard aan voor alle vestigingen zodat elk akkoord automatisch gedocumenteerd is.

FAQ

• Waar vind ik de bevestigings-PDF terug?
  > Onder Berichten in de werkorder (externe kolom) en in de klantcommunicatie. De PDF is als bijlage te openen/downloaden.
• Worden bedragen altijd gelijk getoond aan het WO-dollarbiljet?
  > Ja. Alle bedragen komen uit dezelfde back-endbron. De weergave in klantportaal, PDF en “groen dollarbiljet” is gelijk.
• Wat als een klant later extra werkzaamheden goedkeurt?
  > Er wordt opnieuw een bericht met een nieuwe PDF-snapshot geplaatst. Zo blijft per akkoordmoment een bewijs aanwezig.
• Kan ik een foutief geplaatst akkoordbericht verwijderen?
  > Na ondertekening niet. Het bericht is bewust onverwijderbaar om de juridische bewijskracht te borgen. Plaats in dat geval een correctiebericht met toelichting.

Zijn er ondanks al onze inspanningen toch nog bevindingen, meld deze dan via je lokale Syntec Champion zodat deze door hem of haar bij de helpdesk aangemeld kunnen worden.